Większość formalności przy zawarciu albo odnowieniu ubezpieczenia grupowego da się dziś załatwić zdalnie, od zebrania dokumentów, przez podpisanie umowy, po zgłoszenie pracowników. Dokładny zakres tego, co pójdzie w pełni online, zależy od konkretnego ubezpieczyciela i od tego, czy to nowa polisa, czy odnowienie obecnej. Poniżej pokazujemy cały proces krok po kroku, z perspektywy osoby w firmie, która to organizuje.
Co dziś można załatwić zdalnie
W praktyce zdalnie da się dziś przejść niemal cały proces: przygotowanie wniosku, przekazanie danych firmy i listy pracowników, podpisanie dokumentów oraz zebranie deklaracji przystąpienia od zatrudnionych. Jedyny element, który zwykle wymaga fizycznej obecności, to sytuacje, w których konkretny ubezpieczyciel wymaga oryginału podpisu odręcznego na wniosku, niektórzy dopuszczają wtedy podpisanie elektroniczne z późniejszym uzupełnieniem papierowego oryginału w tle, bez wstrzymywania startu ochrony.
Jakie dokumenty potrzebne są do zawarcia grupowego ubezpieczenia online
Dokładny zakres wymaganych dokumentów różni się między ubezpieczycielami, ale w większości przypadków firma musi przygotować:
- Dane firmy: nazwę, NIP, liczbę zatrudnionych, przybliżoną średnią wieku osób przystępujących i rodzaj działalności.
- Wniosek o zawarcie umowy wraz z listą osób przystępujących do ubezpieczenia.
- Deklaracje przystąpienia poszczególnych pracowników, zwykle zbierane już w formie elektronicznej.
- Dokument potwierdzający formę prawną firmy, na przykład odpis z KRS albo wpis do CEIDG, a przy podmiotach spoza KRS dodatkowo oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym.
- Przy zmianie dostawcy dodatkowo kopię dotychczasowej polisy albo formularz z jej warunkami oraz aktualną listę ubezpieczonych.
Część umów grupowych wymaga też, żeby do polisy przystąpiła określona minimalna część załogi, najczęściej w okolicach 70 do 75%, nie mniej niż kilka osób. Dokładny próg zależy od konkretnej polisy, warto potwierdzić go przed rozpoczęciem zbierania deklaracji, żeby nie okazało się na końcu procesu, że zabrakło kilku podpisów.
Czy podpis elektroniczny ma moc prawną
Tak, ale nie każdy podpis elektroniczny jest sobie równy. Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego, wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu. Zwykły podpis elektroniczny, na przykład skan albo prosty znacznik w systemie, ma słabszą moc dowodową, a profil zaufany służy do kontaktu z administracją publiczną, nie do zawierania umów handlowych. W praktyce część ubezpieczycieli akceptuje przy zawarciu polisy grupowej też prostsze formy, ze skanem włącznie, i dopina formalności już po starcie ochrony, ale to zależy od wewnętrznych procedur konkretnego dostawcy. Zawsze warto to potwierdzić przed podpisaniem, zamiast zakładać, że każdy ubezpieczyciel działa tak samo.
Zawarcie nowej polisy a odnowienie istniejącej
Zawarcie zupełnie nowej polisy i odnowienie obecnej to formalnie podobny proces, ale w praktyce odnowienie zwykle idzie szybciej, bo dane firmy i duża część listy pracowników już są znane, uzupełnia się głównie zmiany kadrowe i podpisuje aneks lub nową umowę na kolejny okres. Jeśli rocznica polisy to dla Was także moment negocjacji warunków albo porównania oferty z innym dostawcą, o tym, jak podejść do samej rocznicy, pisaliśmy osobno w artykule „Rocznica w ubezpieczeniu grupowym na życie”.
Jak wygląda zawarcie ubezpieczenia grupowego online to krok po kroku
- Zebranie danych i dokumentów firmy. Dane rejestrowe, liczba zatrudnionych, przybliżona struktura wieku i dokument potwierdzający formę prawną, o ile ubezpieczyciel go wymaga.
- Przygotowanie wniosku i listy pracowników. Wniosek o zawarcie umowy razem z listą osób, które mają przystąpić do ubezpieczenia, przy zmianie dostawcy dodatkowo kopia dotychczasowej polisy.
- Podpisanie dokumentów. Elektronicznie, kwalifikowanym podpisem albo w formie zaakceptowanej przez danego ubezpieczyciela, ewentualnie z uzupełnieniem oryginału w tle, bez wstrzymywania startu ochrony.
- Zebranie deklaracji od pracowników. Zdalnie, zwykle przez dedykowany link lub formularz online, do momentu osiągnięcia wymaganego minimum uczestnictwa w polisie.
- Opłacenie pierwszej składki i start ochrony. Po skompletowaniu dokumentów i deklaracji ochrona rusza zgodnie z terminem wskazanym w umowie.
A jak wygląda to z perspektywy pracownika
Samo przystąpienie pojedynczego pracownika do już zawartej polisy grupowej jest prostsze i zwykle w pełni zdalne. Najczęściej wygląda to tak, że pracownik dostaje spersonalizowany link do formularza, uzupełnia w nim swoje dane i wskazuje osoby uposażone, a potwierdzeniem przystąpienia jest dokument generowany automatycznie po starcie ochrony. Część firm korzysta też z wariantu, w którym link trafia bezpośrednio na adres e-mail pracownika, tu dodatkowo trzeba dopilnować zgodności z RODO i uzyskać zgodę na przekazanie danych kontaktowych w tym celu.
Najczęstsze pytania:
Czy da się podpisać umowę grupową bez jednej wizyty w biurze?
W większości przypadków tak, zarówno przy nowej polisie, jak i przy odnowieniu. Wyjątkiem są sytuacje, w których konkretny ubezpieczyciel wymaga oryginału podpisu odręcznego, wtedy zwykle da się jednak wystartować z ochroną na podstawie wersji elektronicznej i uzupełnić oryginał w tle.
Ile trwa cały proces od zebrania dokumentów do startu ochrony?
To zależy głównie od tempa zbierania deklaracji od pracowników, nie od samych formalności po stronie firmy. Jeśli dane i dokumenty są gotowe, a pracownicy szybko wypełniają deklaracje, cały proces potrafi zamknąć się w kilka dni roboczych.
Czy przy odnowieniu trzeba przechodzić cały proces od nowa?
Nie w takim samym zakresie. Dane firmy zwykle już są znane ubezpieczycielowi, więc odnowienie sprowadza się głównie do aktualizacji listy pracowników i podpisania nowej umowy lub aneksu na kolejny okres.
Pobierz poradnik z zestawieniem dokumentów niezbędnych do zawarcia polisy
Chcesz mieć to zestawienie zawsze pod ręką, żeby szybko zweryfikować listę. Przygotowaliśmy poradnik “Jakie dokumenty są niezbędne do zawarcia polisy online”.
