Osobodni w ubezpieczeniu podróżnym – wygodne rozwiązanie dla firm

Firmy, których pracownicy często wyjeżdżają za granicę, nie zawsze muszą kupować osobnej polisy turystycznej przed każdym wyjazdem. Dobrym rozwiązaniem może być ubezpieczenie z pulą osobodni. Być może brzmi skomplikowanie, ale w rzeczywistości chodzi o bardzo prostą zasadę.

Czym jest osobodzień i jak obliczyć liczbę osobodni?

Jeden osobodzień to jeden dzień ochrony dla jednej osoby.

Przykładowo, jeśli trzech pracowników wyjeżdża służbowo na pięć dni, potrzebujemy:

3 osoby × 5 dni = 15 osobodni.

Firma wykupuje określoną pulę osobodni, z której następnie korzystają pracownicy podczas swoich wyjazdów. Jeżeli w ciągu roku pracownicy odbywają wiele krótszych podróży, nie trzeba za każdym razem pamiętać o zawieraniu nowego ubezpieczenia. Liczba wykorzystanych osobodni jest rozliczana w ramach zawartej umowy.

Dla jakich firm sprawdzi się polisa z pulą osobodni?

Polisa z pulą osobodni może dobrze sprawdzić się przede wszystkim w firmach, w których pracownicy regularnie wyjeżdżają za granicę, ale trudno z góry określić, kto i kiedy będzie podróżował. Może to dotyczyć np. handlowców, serwisantów, osób uczestniczących w targach i konferencjach czy pracowników odbywających zagraniczne spotkania z kontrahentami.

Nie trzeba wtedy kupować oddzielnej polisy na każdy wyjazd. Firma ma określoną pulę ochrony i wykorzystuje ją w zależności od rzeczywistych podróży pracowników. Nadal należy jednak przestrzegać zasad zgłaszania wyjazdów określonych w umowie.

Co może obejmować ubezpieczenie podróży służbowych?

Zakres zależy od konkretnego produktu, ale ubezpieczenie podróżne dla pracowników może obejmować m.in.:

• koszty leczenia za granicą,

• assistance, transport medyczny i pomoc organizacyjną,

• następstwa nieszczęśliwych wypadków,

• odpowiedzialność cywilną w życiu prywatnym,

• ubezpieczenie bagażu,

• świadczenia związane z opóźnieniem lub odwołaniem lotu,

• pomoc w przypadku utraty dokumentów.

W przypadku podróży służbowych szczególnie ważne jest jednak sprawdzenie, czy zakres polisy obejmuje wyjazdy związane z wykonywaniem pracy. Nie każda polisa turystyczna będzie działała na takich samych zasadach.

Znaczenie ma również rodzaj wykonywanych czynności. Wyjazd na spotkanie z kontrahentem i praca fizyczna za granicą mogą wymagać innego zakresu ochrony.

Co sprawdzić przed wyborem ubezpieczenia z pulą osobodni?

Sama liczba osobodni to nie wszystko. Przed zawarciem umowy warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• Zakres terytorialny – czy ochrona obejmuje wszystkie kraje, do których podróżują pracownicy.

• Cel podróży i charakter pracy – czy ubezpieczenie obejmuje wyjazdy służbowe oraz czynności wykonywane przez pracowników za granicą.

• Liczbę zadeklarowanych osobodni – ile dni ochrony firma planuje wykorzystać i jakie zasady obowiązują po przekroczeniu tej liczby.

• Maksymalną długość jednego wyjazdu – w niektórych produktach obowiązuje limit liczby dni podczas jednej podróży.

• Sumę ubezpieczenia kosztów leczenia – szczególnie istotną przy wyjazdach poza Europę, gdzie koszty leczenia mogą być bardzo wysokie.

• Assistance – jaka pomoc jest dostępna w razie choroby, wypadku czy konieczności powrotu do Polski.

• Zasady zgłaszania podróży i rozliczenia składki – w tym terminy zgłoszeń, ewentualne dopłaty, zwroty oraz składkę minimalną.

Jak wygląda rozliczenie polisy z pulą osobodni?

Przy zawieraniu polisy firma szacuje, ile osobodni wykorzysta w ciągu roku. Na tej podstawie ubezpieczyciel wylicza składkę.

W polisach otwartych rozliczanych według rzeczywistej liczby osobodni po zakończeniu okresu ubezpieczenia następuje rozliczenie. Firma podaje, ile osobodni zostało faktycznie wykorzystanych, a ubezpieczyciel porównuje tę liczbę z liczbą zadeklarowaną przy zawieraniu polisy.

Jeżeli pracownicy wykorzystali więcej osobodni, niż zakładano, może pojawić się konieczność dopłaty składki.

Jeśli natomiast wyjazdów było mniej, firma może otrzymać zwrot części składki za niewykorzystaną część puli osobodni.

Zwrot zależy jednak od warunków umowy. Ubezpieczyciel może stosować składkę minimalną, która ogranicza wysokość rozliczenia przy mniejszej liczbie wyjazdów.

Czy każdy wyjazd trzeba zgłaszać ubezpieczycielowi?

Dokładny sposób zgłaszania wyjazdów zależy od warunków konkretnego ubezpieczyciela. W części ofert wystarczy prowadzenie ewidencji i późniejsze rozliczenie podróży. W innych przed wyjazdem trzeba zgłosić osoby obejmowane ochroną i termin ich podróży.

Brak konieczności kupowania nowej polisy nie oznacza więc automatycznie braku obowiązku zgłaszania wyjazdów.

W praktyce firma powinna prowadzić ewidencję zagranicznych podróży pracowników, aby prawidłowo rozliczyć liczbę wykorzystanych osobodni i spełnić obowiązki wynikające z umowy ubezpieczenia.

Kiedy pula osobodni jest korzystnym rozwiązaniem dla firmy?

Jeżeli pracownicy wyjeżdżają za granicę tylko kilka razy w roku, korzystniejsze może być ubezpieczenie pojedynczych podróży. Jeśli jednak wyjazdów jest dużo i odbywają się one przez cały rok, polisa z pulą osobodni może być wygodniejsza i ułatwić firmie zarządzanie ochroną.

Warto więc zacząć od prostego podsumowania: ilu pracowników wyjeżdża, jak często i na jak długo. Na tej podstawie można ocenić, czy zakup puli osobodni będzie odpowiednim rozwiązaniem.

Najważniejsze jest to, że zamiast wielu pojedynczych polis firma może mieć jedno rozwiązanie i określoną pulę dni ochrony do wykorzystania przez pracowników.

Twoi pracownicy często wyjeżdżają służbowo? Pomożemy oszacować, ile osobodni potrzebuje Twoja firma, i porównamy oferty kilku ubezpieczycieli. Sprawdzimy też, czy polisa obejmuje wyjazdy związane z wykonywaniem pracy i kraje, do których podróżuje Twój zespół. Porozmawiaj z brokerem o ubezpieczeniu podróży służbowych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o osobodni w ubezpieczeniu podróżnym